FAQs: Rahmenverträge und Miniwettbewerbe

• Das Verfahren gewährleistet Rechtssicherheit und entlastet Ihre Verwaltung, da vertragliche Dinge bereits geregelt sind.
• Das Verfahren gewährleistet, dass Sie ein gutes Preis-Leistungsverhältnis bekommen.
• Das Verfahren gewährleistet, dass Sie professionelle und für Ihren Beteiligungsprozess passende Unterstützung bekommen. Die ZV SDB GmbH hat die Unternehmen bewertet und geprüft, so dass eine professionelle Umsetzung gewährleistet ist.
• Sie werden bei dem Verfahren kompetent begleitet.

Die Behörden entscheiden, was sie brauchen. Die ganze Bandreite an Unterstützung seitens der SDB ist möglich - von Fragen zur Vergabe und Ausschreibung bis hin zur Ermittlung und Auswahl eines Dienstleisters durch die Miniwettbewerbe. Die Servicestelle AdöR übernimmt aber nicht die Durchführung des konkreten Beteiligungsprozesses. Dafür sind die Dienstleister da.

In der Regel läuft der Miniwettbewerb in sechs Schritten ab:

1. Zunächst nimmt die Behörde Kontakt per Telefon oder E-Mail mit der Servicestelle AdöR auf.
2. Die Behörde und Servicestelle AdöR beraten sich über die Art und Ablauf der Bürgerbeteiligung und tragen dies in ein Formblatt für den Miniwettbewerb ein.
3. Nach Freigabe durch die Behörde führt die Servicestelle Namens und in Auftrag der GmbH den Miniwettbewerb durch.
4. Alle Unternehmen aus dem jeweiligen Rahmenvertrag haben die Möglichkeit daran teilzunehmen. Zur Konkretisierung und Auftragsklärung können Fragen gestellt werden.
5. Nach der Ausschreibungsfrist bewerten die Behörde und die Servicestelle Namens und in Auftrag der GmbH die Angebote.
6. Nach Freigabe durch die Behörde vergibt die ZV SDB GmbH den Zuschlag. Nach einer Einspruchsfrist von 10 Tagen kann der Auftrag umgesetzt werden.

Zwischen Erstberatung, Abstimmung, Freigaben und Beginn der Zusammenarbeit vergehen erfahrungsgemäß circa 2 Monate.

Die ZV erteilt für den Auftraggeber den Zuschlag. Diese Vergabeentscheidung trifft die ZV jedoch in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber. Der Vertrag kommt dann zwischen Auftraggeber und Dienstleister zustande. In den meisten Fällen beauftragt der Auftraggeber die AdöR, das fachliche Weisungsrecht auszuüben.

Der Rahmenvertrag wurde geschlossen, um die Durchführung der Miniwettbewerbe zu verschlanken. Daher sollten im Regelfall nur noch die Umsetzungskonzeption, das Projektteam mit Referenzen und die Projektkalkulation eingereicht werden. Darüberhinausgehende Unterlagen sollten nur in Ausnahmefällen angefragt werden. Es brauchen z.B. auch keine Unternehmensreferenzen mehr eingereicht werden.

Die Nutzung des Rahmenvertrags steht allen Behörden offen. Es besteht kein Zwang. Jede Behörde kann alternativ auch selbst ausschreiben. Sollte aber das Verfahren des Miniwettbewerbs genutzt werden und werden Angebote auf eine Ausschreibung abgegeben, so muss die Behörde eins der Angebote nehmen.

Der Miniwettbewerb startet, sobald die Servicestelle AdöR und die Behörde sich auf den Prozess und die Anforderungen verständigt haben. Der Vergabeprozess dauert zwischen Erstberatung und Abschluss circa 8 Wochen.

Ja, prinzipiell ist dies möglich. Allerdings sind hierfür gewichtige Gründe notwendig, z.B. fehlende Finanzmittel, grundlegende politische Entscheidung.

Der Rahmenvertrag beruht auf einer europaweiten Ausschreibung. Diese führte die ZV SDB GmbH durch. Sie ist zentrale Vergabestelle. Das heißt, dass sie für verschiedene öffentliche Auftraggeber gebündelt ausschreibt. Das GWB, Paragraf 120 Abs. 4, sieht das vor.